Respuesta corta
Después de emitir, compara los vuelos del grupo con el horario actual de la aerolínea en fechas fijas: cada una o dos semanas, y luego 30 días, 7 días y 48 horas antes del viaje. Resuelve cualquier cambio que rompa una conexión, un traslado o una noche de hotel antes de que el cliente se entere por un viajero. En los días de viaje y en el regreso, sigue los vuelos en vivo y comparte con el cliente solo los totales y las excepciones.
Puntos clave
- Las aerolíneas cambian horarios después de la emisión, muchas veces semanas antes del viaje.
- Revisa en fechas fijas, no solo cuando llega un aviso.
- Un pequeño cambio de hora puede romper una conexión o un traslado.
- Cuéntale al cliente un cambio cuando ya está resuelto, con el nuevo plan.
- El regreso merece el mismo cuidado que la ida.
Por qué el trabajo sigue después de emitir
En un grupo, el boleto es el comienzo del seguimiento. Entre la emisión y el viaje, las aerolíneas ajustan horarios, unen vuelos, cambian de avión y a veces cancelan una ruta por temporada. Cada cambio puede afectar a unos pocos viajeros o a todo el grupo.
- Cambios de hora: un vuelo sale 20 minutos antes o 2 horas después.
- Cambios de número de vuelo, muchas veces con los mismos horarios.
- Vuelos cancelados, con viajeros movidos a otro vuelo u otro día.
- Conexiones alteradas, donde los nuevos horarios dejan muy poco tiempo para conectar.
- Horas de llegada nuevas que ya no encajan con el traslado o el check-in del hotel.
La mayoría llegan como aviso de la aerolínea o de tu sistema de reservas. Algunos no llegan, y otros se pierden en una bandeja de entrada llena. Una rutina fija detecta ambos.
Una rutina de seguimiento desde la emisión hasta el viaje
Elige fechas fijas para revisar todos los vuelos del grupo y ponlas en tu calendario el mismo día que emites.
| Cuándo | Qué revisar |
|---|---|
| Cada 1 o 2 semanas después de emitir | Horarios y números de vuelo frente al horario actual de la aerolínea |
| 30 días antes del viaje | Cada conexión, y los horarios de traslado y hotel frente a las nuevas horas de llegada |
| 7 días antes del viaje | La lista completa otra vez, y cualquier viajero que haya cambiado su propia reserva |
| 48 horas antes del viaje | Horarios finales, terminales y una lista limpia para el equipo en destino |
| Días de viaje | Estado en vivo, retrasos, cancelaciones y conexiones perdidas |
Detecta los cambios antes del día del viaje
Un cambio que encuentras 30 días antes es un correo. El mismo cambio encontrado en el aeropuerto es un vuelo perdido. Cuando encuentres uno, resuélvelo en este orden.
Confirma el cambio
Revisa el horario actual de la aerolínea para ese vuelo y esa fecha, y anota la hora anterior y la nueva.
Revisa qué afecta
Tiempo de conexión, hora de llegada al destino, ola de traslado, check-in del hotel y cualquier actividad de la primera noche.
Corrige o acepta
Si la conexión ahora es muy corta o la llegada ya no funciona, pide a la aerolínea una alternativa mientras todavía hay opciones.
Actualiza la lista maestra
Cambia el vuelo en un solo lugar, para que todos trabajen con la versión nueva.
Avisa a quienes deben actuar
Primero al equipo en destino o a la DMC, luego al cliente y luego al viajero si cambian sus propios planes.
Si todavía te faltan los vuelos de viajeros que reservaron por su cuenta, nuestra guía para reunir los datos de vuelo de los invitados cubre ese paso.
Mantén informado al cliente sin trabajo extra
Tu cliente, sea una empresa, una pareja o una asociación, quiere sentir que alguien está pendiente de los vuelos. Casi nunca quiere todos los detalles.
- Envía una nota corta después de cada revisión completa: todo confirmado, o qué cambió y qué hiciste.
- Informa un cambio cuando ya está resuelto, con los nuevos horarios y lo que significa para el programa.
- Llama, en lugar de escribir, cuando un cambio afecta el programa o a muchos viajeros.
- En los días de viaje, dale al cliente una vista en vivo para que no tenga que pedir novedades.
Nuestra guía para mantener a tu cliente al tanto de las llegadas explica qué compartir durante los días de viaje.
Los días de viaje
El día que vuela el grupo, las preguntas pasan de horarios a estados: quién está en el aire, quién aterrizó, quién viene retrasado y quién podría perder una conexión. Ten la lista completa abierta desde temprano, en la hora local de cada aeropuerto.
Cuando un vuelo se retrasa o se cancela ese día, nuestra guía sobre vuelos retrasados o cancelados explica a quién avisar y en qué orden.
El regreso
Los vuelos de regreso reciben menos atención, pero cambian igual de seguido, y es más probable que los viajeros los cambien por su cuenta durante el viaje.
- Haz las mismas revisiones de 7 días y 48 horas para los vuelos de regreso.
- Pregunta a los viajeros durante el viaje si alguien cambió su regreso.
- Envía al equipo en destino la lista final de salidas, por día y aeropuerto, para organizar las recogidas.
- El día del regreso, sigue cada salida hasta que el grupo esté en el aire y cierra el expediente solo cuando aterrice el último vuelo.
Para las recogidas y los horarios del último día, consulta nuestra guía para llevar a un grupo al aeropuerto a tiempo.