Respuesta corta
Ubica a una persona de tu equipo en cada salida de llegadas que puedan usar tus invitados, con un letrero grande con el nombre del grupo o del evento. Dale a cada uno la lista de viajeros de sus vuelos y registra a cada invitado al llegar, en un teléfono que funcione sin señal. A quien no esté registrado 45 a 60 minutos después del aterrizaje, llámalo y busca en las otras salidas.
Puntos clave
- Una persona por cada salida de llegadas, con turnos en los días largos.
- Párate donde salen los invitados después de aduana, no en la puerta del avión.
- Los letreros muestran el nombre del grupo o del evento, nunca el nombre completo de un invitado.
- Registra a los invitados en el teléfono, vuelo por vuelo, para que la lista de quién falta siempre esté al día.
- Ten una rutina clara para quien no aparece 45 minutos después del aterrizaje.
Decide quién va en cada lugar
Parte de la lista de llegadas ordenada por aeropuerto, terminal y hora. Así sabes cuántas salidas debes cubrir y cuáles son las horas de más movimiento.
- Una persona por cada salida o terminal de llegadas que puedan usar tus invitados
- Una segunda persona en las horas pico, cuando aterrizan varios vuelos seguidos
- Turnos de no más de 6 a 8 horas en los días largos de llegadas
- Una persona coordinando desde la oficina o el hotel, que pueda llamar y mover traslados
- Un número de teléfono compartido al que los invitados puedan llamar si no encuentran a nadie
Dale a cada persona solo los vuelos que cubre. Una lista corta se lee mejor en un teléfono en medio de una sala llena.
Dónde pararse
Párate en la sala pública de llegadas, justo después de las puertas por donde los pasajeros salen de aduana. Es el único lugar por el que pasa cada invitado de un vuelo internacional. Algunos aeropuertos tienen más de una puerta de salida, así que recorre la sala antes del primer vuelo y ubica todas las puertas.
Acuerda un punto de encuentro a pocos metros de las puertas, como un café o una columna con número, para los invitados que deben esperar su tanda. Dile a la empresa de traslados dónde esperarán los vehículos y cuánto se camina hasta ahí.
Letreros que los invitados encuentran
- Muestra el nombre del grupo o del evento, como los nombres de la pareja o el nombre del congreso, en letras grandes.
- Evita el nombre completo de los invitados en los letreros, por privacidad y seguridad. Usa solo el nombre de pila si un invitado viaja solo y lo pidió.
- Usa letras oscuras sobre fondo blanco o claro, legibles a 10 metros.
- Agrega el logo de la empresa o del evento si los invitados ya lo conocen por los emails.
- Usa una tablet o un letrero impreso, y lleva uno de repuesto en papel.
Cuéntales a los invitados cómo es el letrero antes de que viajen. Basta con una línea en el email de bienvenida.
Registra a los invitados en un teléfono
Una lista en papel funciona hasta que aterrizan tres vuelos a la vez. Una lista en el teléfono, ordenada por vuelo, es más rápida y mantiene a todo el equipo mirando los mismos números.
Abre la lista de tu vuelo
Antes de que aterrice un vuelo, abre los nombres de ese vuelo y revisa su estado y la banda de equipaje.
Registra a cada invitado
Cuando un invitado llega contigo, busca su nombre y márcalo como registrado. Pregunta en ese momento por el resto de su grupo.
Anota lo especial
Maletas perdidas, un invitado que va a otro hotel, una silla de ruedas. Pásalo de inmediato a quien coordina.
Entrega la tanda al traslado
Acompaña a la tanda hasta el vehículo y confirma con el conductor el número de pasajeros.
Cuando no hay señal
Las salas de llegadas en sótanos y en terminales antiguas suelen tener poca señal. Tu lista de registro debe seguir funcionando cuando se corta la conexión.
- Abre la lista antes de entrar a la sala, mientras todavía tienes señal.
- Lleva una batería externa: un día entero registrando gasta el teléfono.
- Ten una copia impresa de los nombres en tu bolso, por si acaso.
- Usa un PIN en los enlaces de check-in compartidos, para que un enlace reenviado no baste por sí solo para abrir la lista.
Encuentra a quien falta
La pregunta más importante del día es quién aterrizó y todavía no salió. Respóndela vuelo por vuelo, no al final del día.
Confirma que el vuelo aterrizó
Revisa el estado en vivo y la banda de equipaje. Un vuelo atrasado no es un invitado perdido.
Espera un tiempo normal de salida
Da 45 a 60 minutos después del aterrizaje en vuelos internacionales, menos en vuelos nacionales.
Llama al invitado
Usa el teléfono de tu lista. Muchos invitados que faltan están en el mostrador de equipaje reportando una maleta perdida.
Revisa las otras salidas
Pide a otra persona que vaya a las otras puertas o a la otra terminal.
Decide y avisa al equipo
Si el invitado perdió el vuelo, sácalo de esta tanda y espera los datos de su nuevo vuelo.
Las salidas en el aeropuerto
La misma lista sirve para las salidas. Una persona en los mostradores de la aerolínea puede confirmar quién llegó para su vuelo y detectar a quien falta, cuando todavía hay tiempo para llamarlo.
En las salidas de GroupArrivals, el mismo toque marca al invitado como embarcado, y también se pueden marcar quienes no se presentaron. Un email por la noche resume quién fue registrado o embarcó ese día.