Respuesta corta
Cuenta los vuelos que aterrizan por hora en cada aeropuerto y asigna una persona por salida, más una extra en cada hora en que aterrizan tres o más vuelos seguidos. Mantén los turnos entre 6 y 8 horas con 30 minutos de traslape para el relevo, pon los descansos en los huecos entre olas y nombra a una persona que cubra cualquier vuelo que aterrice después del último turno.
Puntos clave
- Planea los turnos según los vuelos por hora en cada aeropuerto, no según el tamaño del grupo.
- Una persona por salida, más una por cada hora de mucho movimiento.
- Turnos de 6 a 8 horas, con 30 minutos de traslape en cada relevo.
- El teléfono de cada persona muestra solo su aeropuerto, su día y sus vuelos.
- Nombra a alguien para los vuelos tardíos antes de que empiece el primer turno.
Parte de los vuelos por hora, no del tamaño del grupo
Un grupo de 400 invitados que llega en tres días puede necesitar menos personas que un grupo de 120 que llega en una sola tarde. Lo que define el equipo es cuántos vuelos aterrizan seguidos en el mismo aeropuerto y cuántas salidas pueden usar esos pasajeros.
Separa la lista por aeropuerto y día
Cada aeropuerto y cada día de llegadas tiene su propio plan de turnos, aunque el mismo equipo cubra ambos.
Cuenta los vuelos por hora
Para cada hora del día, cuenta los vuelos que aterrizan y los viajeros que traen. Usa la hora local del aeropuerto.
Marca los picos y los huecos
Las horas con tres o más vuelos son picos. Los huecos de dos horas o más son para descansos y relevos.
Fija la primera y la última hora de cobertura
La primera persona llega unos 20 minutos antes del primer aterrizaje programado. El último turno termina unos 60 minutos después del último aterrizaje, para dar tiempo a equipaje y aduana.
Si ya agrupaste las llegadas en olas de traslado, usa esas mismas olas aquí. Nuestra guía para planear traslados desde el aeropuerto explica cómo armarlas.
Cuántas personas por ola y aeropuerto
Estos números son un punto de partida para una salida. Suma lo mismo por cada salida o terminal extra que puedan usar tus invitados.
| Vuelos en la misma hora | Viajeros en esa hora | Personas en esa salida |
|---|---|---|
| 1 o 2 | Hasta 40 | 1 |
| 3 o 4 | De 40 a 100 | 2 |
| 5 o más | Más de 100 | 3, una de ellas a cargo de la sala |
| Cualquier cantidad, con VIP o necesidades de accesibilidad | Cualquiera | 1 extra, solo para esos invitados |
- Deja a una persona coordinando fuera de la sala, en la oficina o el hotel, que atienda llamadas y cambios de traslado para todos los aeropuertos.
- Con dos o tres aeropuertos, nombra a un responsable por aeropuerto, para que nadie tenga que decidir por un aeropuerto donde no está.
- En días tranquilos, con uno o dos vuelos, una sola persona puede cubrir el día si los huecos permiten un descanso de verdad.
Duración de los turnos, descansos y traslape
Recibir a un grupo es pasar horas de pie, leyendo nombres y hablando con viajeros cansados. La gente se vuelve más lenta y pasa nombres por alto mucho antes de decir que está cansada.
- Turnos de 6 a 8 horas. Si el día pasa de 8 horas, planea un segundo turno en lugar de pedir horas extra.
- Un descanso de al menos 20 minutos cada 3 o 4 horas, en un hueco entre olas.
- Nunca pongas un descanso en los 30 minutos antes de una hora pico.
- Un traslape de 30 minutos entre turnos, para que el relevo ocurra antes de que aterrice la siguiente ola.
- Descanso entre días: quien cubre el último vuelo de la noche no abre a la mañana siguiente.
El relevo entre turnos
La mayoría de los problemas de un día largo de llegadas ocurren en el relevo: un invitado que llamó por una maleta perdida, un vuelo que cambió de hora, una ola que sigue esperando a una pareja. Una rutina de cinco minutos los evita.
Revisen juntos los próximos vuelos
Miren los aterrizajes de las próximas dos horas y su estado actual, para que quien entra empiece con horas en vivo.
Nombren a cada invitado pendiente
Quien ya aterrizó y no ha salido, quien espera en el punto de encuentro, quien está en el mostrador de equipaje.
Pasa los compromisos
Si le dijiste a un invitado que alguien lo llamaría, esa llamada ahora es de quien entra.
Entrega el material
El letrero, la batería externa y la lista impresa de respaldo se quedan en el aeropuerto.
Avisa a quien coordina
Un mensaje corto: quién está de turno ahora y qué sigue pendiente.
Lo que cada persona necesita en su teléfono
Deja listos todos los teléfonos el día anterior, no en la sala de llegadas. Cada persona debe abrir una sola cosa y ver solo los vuelos que cubre.
- La lista de viajeros de sus vuelos, solo de su aeropuerto y su día
- Estado en vivo, terminal y banda de equipaje de cada vuelo
- El contacto de quien coordina y el de la empresa de traslados
- El punto de encuentro y el lugar donde esperan los vehículos
- El teléfono cargado y una batería externa para todo el turno
Para saber dónde ubicarse y cómo registrar a los invitados durante el turno, consulta nuestra guía para recibir a un grupo en el aeropuerto.
Vuelos que aterrizan después del último turno
En cada día de llegadas, algún vuelo aterrizará después de la hora en que el plan daba el día por terminado. Decide quién lo cubre antes de que empiece el primer turno, no a las 11 de la noche.
Fija un límite
Si se espera que un vuelo aterrice más de 60 minutos después del fin del último turno, pasa al plan de cobertura nocturna.
Nombra a quien cubre la noche
Una persona de guardia por aeropuerto, que no haya trabajado el turno del día.
Confirma la nueva hora de aterrizaje
Revisa el estado en vivo antes de que alguien maneje al aeropuerto, y otra vez antes de salir.
Organiza el traslado
Un invitado que llega tarde suele necesitar un auto privado, no la siguiente ola. Avisa al hotel que habrá un check-in tardío.
Cierra el día
Quien cubre la noche registra al invitado y le avisa a quien coordina que el día quedó completo.
Para saber qué hacer cuando un vuelo se cancela o se cambia al día siguiente, consulta nuestra guía sobre vuelos retrasados o cancelados.