Respuesta corta
Sigue cada tramo del viaje de cada persona, no solo el último vuelo, y compara la llegada estimada del primer vuelo con la salida del siguiente, ambas en hora local. Cuando el margen es menor a lo que el viajero necesita para cambiar de avión, considéralo en riesgo: avisa al equipo, detén la recogida y prepárate para una llegada más tarde.
Puntos clave
- Un primer tramo retrasado es una de las razones más comunes por las que un invitado llega tarde.
- Pide el número de vuelo y la fecha de cada tramo, no solo del vuelo final.
- Compara la llegada estimada con la siguiente salida, en la hora local de cada aeropuerto.
- Actúa temprano: cambia la recogida antes de que el invitado aterrice.
- La aerolínea reubica al viajero; tú ajustas todo en tierra.
Por qué las conexiones importan en un grupo
En la mayoría de los grupos, muchos viajeros hacen conexión. Los invitados a una boda en la playa o a un viaje de incentivo suelen cambiar de avión en una ciudad principal. Un retraso en un solo vuelo concurrido puede afectar a una docena de tus invitados a la vez.
Si solo sigues el vuelo final, lo ves aterrizar a tiempo y esperas a todos a bordo. El invitado que lo perdió sigue en el aeropuerto de conexión, y te enteras cuando te llama, o cuando no sale por la puerta de llegadas.
Reúne cada tramo en tu lista
Pide a cada viajero el itinerario completo, no solo el vuelo que llega a tu destino. Para cada tramo necesitas:
- El número de vuelo con el código de la aerolínea, por ejemplo AA 1405.
- La fecha de ese tramo, que puede ser el día anterior al vuelo final en viajes nocturnos.
- El aeropuerto de conexión, para saber dónde ocurre el cambio.
- Si los dos tramos están en un mismo boleto o en boletos separados.
Entiende el tiempo mínimo de conexión
Cada aeropuerto tiene un tiempo mínimo de conexión: el margen más corto entre dos vuelos que las aerolíneas venden en un mismo boleto. Depende del aeropuerto, de las terminales y de si el viajero pasa por migración. Puede ser de apenas 30 minutos o de más de 2 horas.
Una conexión válida al reservar puede volverse imposible con un retraso de 40 minutos. Algunas conexiones tienen más riesgo que otras.
| Tipo de conexión | Qué toma tiempo | Riesgo si el primer tramo se retrasa |
|---|---|---|
| Nacional a nacional, misma terminal | Caminar a la siguiente puerta | Menor, salvo un retraso largo |
| Cambio de terminal | Tren o autobús entre terminales, a veces otro control de seguridad | Medio |
| Llegada internacional a un vuelo nacional | Migración, aduana, documentar maletas otra vez, seguridad | Alto |
| Boletos separados | Documentar otra vez con la segunda aerolínea | El más alto: la segunda aerolínea no está obligada a esperar ni a reubicar |
Revisa el margen mientras vuela el primer tramo
Mira la salida del primer tramo
Un despegue tardío es la primera señal de problema, muchas veces horas antes del vuelo final.
Compara en hora local
Toma la llegada estimada del primer tramo y la salida del siguiente, ambas en la hora local del aeropuerto de conexión.
Resta el tiempo para cambiar de avión
Usa el tiempo mínimo de conexión como base, y suma tiempo si hay migración o cambio de terminal.
Clasifica al viajero
A tiempo, justo, o con probabilidad de perderlo. Actúa en los dos últimos casos.
Qué hacer con anticipación
No puedes hacer que un avión vuele más rápido. Sí puedes evitar que alguien espere en el aeropuerto a un invitado que no va a llegar, y que el invitado no esté solo cuando aterrice más tarde.
- Avisa al equipo del aeropuerto qué viajeros están en riesgo y en qué vuelo.
- Detén la recogida, o pasa al viajero a un traslado más tarde.
- Contacta al viajero por tu canal habitual, para que sepa que estás al tanto.
- Pide al hotel que espere una llegada tarde y guarde la habitación.
- Revisa vuelos posteriores en la misma ruta, para saber la nueva hora de llegada probable.
- Avisa al cliente si el invitado es un VIP o un conferencista.
Cuando se pierde una conexión: la reubicación
Con un solo boleto, la aerolínea reubica al viajero en un vuelo posterior, normalmente en el mostrador de conexiones o en la app de la aerolínea. Pide al viajero que te mande el nuevo número de vuelo y la fecha en cuanto los tenga. Con boletos separados, quizá tenga que comprar uno nuevo, así que asegúrate de que sepa a quién llamar.
Después actualiza tu lista con el nuevo vuelo, revisa la nueva hora de llegada y mueve la recogida. Si varios invitados perdieron la misma conexión, muchas veces los reubican en vuelos distintos, así que revisa cada caso.