Respuesta corta
Pide los vuelos a tus invitados tres o cuatro meses antes de la boda, envía recordatorios a las seis y a las tres semanas, y cierra la lista dos semanas antes para poder planear los traslados. La semana de la boda, sigue cada llegada en vivo y haz el check-in de los invitados en el aeropuerto, y después haz lo mismo con las salidas de regreso.
Puntos clave
- Pide los vuelos cuando la mayoría ya reservó, normalmente tres o cuatro meses antes.
- Con dos recordatorios basta: uno a las seis semanas y otro a las tres.
- Cierra la lista dos semanas antes y envíala a la empresa de traslados.
- La semana de la boda, sigue las llegadas en vivo y organiza las recogidas por hora.
- Las salidas necesitan el mismo cuidado que las llegadas, sobre todo la mañana después de la fiesta.
El calendario de un vistazo
Una boda de destino suele recibir invitados durante dos o tres días y despedirlos en uno o dos. La mayor parte del estrés viene de datos de vuelo que faltan o están mal y se descubren demasiado tarde. Un calendario sencillo lo evita: pide temprano, recuerda dos veces, cierra la lista y luego sigue cada vuelo en vivo.
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| 3 o 4 meses antes | Pide a cada invitado sus vuelos de llegada y de regreso |
| 6 semanas antes | Primer recordatorio a quien no ha respondido |
| 3 semanas antes | Segundo recordatorio y revisión de errores en la lista |
| 2 semanas antes | Cierra la lista y planea los traslados por hora |
| La semana de la boda | Sigue las llegadas en vivo y haz el check-in en el aeropuerto |
| Los días después | Sigue las salidas y confirma quién abordó |
De tres a cuatro meses antes: pide los vuelos
Pide los vuelos cuando la mayoría de los invitados ya reservó, algo que suele pasar poco después del save the date y del bloqueo de hotel. Si preguntas mucho antes, muchos todavía no tienen nada que darte. Si preguntas mucho después, el hotel y la empresa de traslados se quedan esperándote.
Pide los datos exactos
Número de vuelo, fecha y aeropuerto de llegada, para la ida y para el regreso. Con el número de vuelo y la fecha basta para seguir un vuelo. Con el nombre de la aerolínea y de la ciudad, no.
Pregunta por las conexiones
Muchos invitados te dan solo su primer vuelo. El que te importa es el último tramo, el que aterriza en tu aeropuerto.
Usa un solo enlace
Un formulario corto o un enlace en la página de la boda consigue más respuestas que pedirlo por correo, y los invitados pueden volver a corregir sus vuelos después.
Da una sola fecha límite
Elige una fecha, por ejemplo seis semanas antes de la boda. Una fecha se recuerda mejor que un rango.
Seis y tres semanas antes: recuerda y revisa
A las seis semanas, casi todos ya respondieron y faltan unos pocos. Envía un recordatorio corto y amable solo a esos pocos. A las tres semanas, envía un segundo recordatorio y empieza a revisar lo que ya tienes. Estos son los huecos que vale la pena buscar:
- Invitados sin ningún vuelo
- Invitados con llegada pero sin regreso
- Viajes con conexión donde solo se dio el primer vuelo
- Llegadas a un aeropuerto que no tenías previsto
- Fechas fuera de los días de la boda, que pueden ser un error o unas vacaciones más largas
Dos semanas antes: cierra la lista
A dos semanas, la empresa de traslados necesita números y el hotel quiere horarios de llegada. Cierra la lista en ese momento y trata lo que llegue después como un cambio. Los cambios van a seguir llegando: un invitado mueve su vuelo, una pareja agrega una noche, una aerolínea cambia un horario. Tener una sola lista como referencia hace que cada cambio sea rápido de resolver.
Agrupa las llegadas en recogidas por hora. Los vuelos que aterrizan con alrededor de una hora de diferencia suelen poder compartir un vehículo. Deja margen para las conexiones largas, que son los vuelos con más probabilidad de retraso. Planea las salidas igual, contando hacia atrás desde cada horario de vuelo y el tiempo de camino al aeropuerto.
La semana de la boda
Es cuando más cambian los vuelos. Los horarios se mueven, las conexiones se aprietan y algún vuelo se cancela. Quieres enterarte antes de que salga la camioneta, no cuando un invitado te llama desde la sala de llegadas.
Define un límite de retraso
Decide cuánto retraso aceptas antes de actuar, por ejemplo 30 minutos, y recibe una alerta cuando un vuelo lo supere.
Revisa el día cada mañana
Mira quién aterriza hoy, en qué aeropuerto y a qué hora, y confirma las recogidas con el chofer.
Dale una lista a quien recibe
La persona que recibe a los invitados debe ver quién llega en cada vuelo y marcar el check-in de cada uno cuando sale.
Mueve a quien viene tarde
Cuando un vuelo supera tu límite, pasa a ese invitado a una recogida más tarde y avisa al chofer en ese momento.
Los días de la boda y los regresos
Cuando todos ya aterrizaron, todo se calma hasta que los primeros invitados regresan a casa. Aprovecha ese tiempo para confirmar las recogidas de salida. El día después de la boda suele ser el más movido, con vuelos temprano después de una noche larga.
- Confirma cada recogida de salida el día anterior
- Deja tiempo extra la mañana después de la fiesta
- Atento a los vuelos cancelados: esos invitados pueden necesitar otra noche o un nuevo plan
- Anota quién abordó, para saber quién sigue en el destino